Bestuur
Het bestuur bestaat uit een groep actieve leden die een jaar lang het overzicht houden over de vereniging, helpen waar nodig en er altijd proberen te zijn. Onderstaande functies zijn de beschikbare TOEP bestuursfuncties. Geïnteresseerden worden uitgenodigd voor een sollicitatieprocedure. Tijdens deze procedure vertellen we jou meer over de functie waarin je interesse hebt en kijken we of jij de eigenschappen bezit om deze functie te vervullen. Bij een bestuursfunctie wordt verwacht dat je minstens een studiejaar inzetbaar bent.
Voorzitter
Als voorzitter ben jij hét gezicht van TOEP. Zowel externe partijen als leden weten jou te vinden met vragen, ideeën of opmerkingen. Je bent al langere tijd betrokken bij de vereniging en hebt goed inzicht in hoe TOEP werkt en waar we voor staan. Daarnaast ben je binnen het bestuur op de hoogte van ieders taken en kun je helpen waar nodig.
Naast je rol binnen TOEP onderhoud je contact met de opleiding en de HAN, en bouw je een netwerk op met andere studieverenigingen in Nijmegen. Zo blijf je op de hoogte van wat er speelt en kun je kansen signaleren voor de vereniging.
Deze functie is geschikt voor iemand met leiderschapservaring, een proactieve houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. Je weet overzicht te bewaren, neemt initiatief en durft knopen door te hakken wanneer dat nodig is.
Secretaris
Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de communicatie en organisatie binnen SV TOEP. Je wordt vaak gezien als het geheugen van de vereniging: jij zorgt ervoor dat belangrijke informatie wordt vastgelegd en makkelijk terug te vinden is.
Je beheert de centrale mailbox en bent het eerste aanspreekpunt voor leden en externe partijen. Binnenkomende berichten beantwoord je of stuur je door naar de juiste persoon. Daarnaast bereid je bestuursvergaderingen voor, stel je agenda’s op en maak je notulen, zodat afspraken en actiepunten duidelijk vastliggen. Ook houd je de planning van het bestuur bij en zorg je dat iedereen op de hoogte is van afspraken en deadlines. Je beheert het ledenbestand, verwerkt wijzigingen en zorgt dat documenten en bestanden overzichtelijk blijven.
Daarnaast verstuur je de nieuwsbrief, ondersteun je de Mediacommissie en regel je praktische zaken zoals accounts, de TOEP-camera en planning van de nuchterheidsdiensten tijdens activiteiten.
Penningmeester
Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor het beheer van de financiën van de vereniging. Je houdt overzicht over alle inkomsten en uitgaven en zorgt ervoor dat de administratie zorgvuldig wordt bijgehouden. Daarnaast informeer je het bestuur regelmatig over de financiële status, zodat er goed onderbouwde beslissingen genomen kunnen worden.
Aan het begin van het jaar stel je samen met de vorige penningmeester een begroting op met de verwachte inkomsten en uitgaven. Gedurende het jaar houd je bij of deze in lijn blijven met de werkelijke cijfers.
Wekelijks werk je de administratie bij, verwerk je betalingen en betaal je facturen. Ook ondersteun je de penningmeesters van commissies bij vragen over hun budget of administratie. Hoewel het werk vaak achter de schermen gebeurt, is de rol van penningmeester essentieel voor een gezonde financiële basis van de vereniging
Commissaris intern
Als commissaris intern ben je naast je algemene bestuurstaken verantwoordelijk voor de commissies, dit zijn de Promotie commissie, Borrel en Activiteiten missie, Reis commissie en de Introductie commissie. Jij bent de verbinding tussen de commissies en het bestuur.
Het is jouw verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat deze commissies hun taak goed en efficiënt kunnen uitvoeren, dat doe je door:
* Sollicitatiegesprekken te houden als iemand in een commissie wilt
* Mee te denken in de appgroepen
* Te controleren of alles past binnen waar TOEP voor staat als vereniging
* Dat de commissies weten wat ze aan jou en het bestuur hebben én aan elkaar
* Je houd overzicht op deadlines en evalueert het process
Ook organiseer je commissie vergaderingen om algemene punten en progressie/valkuilen te bespreken.
Het is daarom belangrijk dat je een positieve impact hebt op de mensen om je heen en de leden. Je moet communicatief sterk zijn en verantwoordelijk omgaan met deadlines en goed overzicht kunnen houden
Commissaris extern
Als commissaris extern houd je je bezig met het imago van TOEP. Je onderhoudt het contact met externe partijen en regelt verdere sponsoring en promotie in onze community. Hierbij zorg je ook dat er nieuwe sponsoren binnenkomen. Dit voor de intro die wij jaarlijks organiseren en voor de vereniging zelf. Jij kiest wat binnen de richtlijnen van TOEP valt en maakt hierin wijze keuzes over wat er gepromoot wordt en wat niet. Je bent coördinator van de studiecommissie en zorgt dat de commissie in goede banen loopt. Zie jezelf hierin als onderdeel van de commissie. Je onderhoudt dus de LinkedIn, Instagram, Facebook en stuurt promotie appjes in onze WhatsApp-groep. Jij bent onder andere ook verantwoordelijk voor nieuwe merchandise. Een superleuke en leerzame functie, waarbij je een breed netwerk opbouwt als gezicht voor externe partijen en een voorproefje van het grote mensenleven.
